Leveranciers, klanten en opdrachtgevers raadplegen regelmatig het Handelsregister om te controleren met wie ze zakendoen. Toch blijkt dat veel ondernemers hun eigen gegevens hierin nauwelijks bijhouden.
“Het is niet alleen wettelijk verplicht om wijzigingen tijdig door te geven, het is ook zakelijk gezien gewoon verstandig,” benadrukt Marije Hovestad, directeur Dataverstrekkingen bij de Kamer van Koophandel (KVK).
Uit een recent onderzoek van de KVK onder 500 ondernemers blijkt dat 42% zelden of nooit in het Handelsregister kijkt of hun gegevens nog kloppen. Tegelijkertijd is 71% zich er wél van bewust dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor een juiste en actuele registratie.
Verouderde gegevens
Volgens Hovestad komt het regelmatig voor dat gegevens onvolledig of verouderd zijn. “Denk aan vergeten adreswijzigingen, nieuwe bestuurders die niet zijn geregistreerd, of verouderde contactinformatie. Dat kan leiden tot administratieve fouten, juridische problemen of vertraging bij bijvoorbeeld subsidieaanvragen.”
Ook de juiste vermelding van de bedrijfsactiviteiten is belangrijk. “Een verkeerde SBI-code kan gevolgen hebben voor belastingtarieven, het verkrijgen van financiering, of zelfs voor de hoogte van pensioenpremies,” legt Hovestad uit.
Advies
De cijfers onderstrepen het probleem: slechts 7% van de ondernemers controleert zijn gegevens vaker dan één keer per jaar. 19% doet dit jaarlijks, terwijl 27% alleen in actie komt als er iets verandert. Opvallend is dat 42% niet zeker weet of hun gegevens wel volledig en correct zijn.
De KVK adviseert ondernemers om minimaal één keer per jaar hun gegevens te controleren en wijzigingen – zoals een nieuw adres of aangepaste bedrijfsactiviteiten – binnen een week door te geven via Mijn KVK. Zo voorkom je problemen en houd je ook je zakelijke relaties op koers.